Executive Assistant Operations - 2026-37049

Interne functienaam: Executive Assistant

Afdeling hoofdkantoor: Winkelsupport

Opleidingsniveau: HBO

Contracturen: 32-40

Functieomschijving

Als Executive Assistant zorg je voor overzicht, structuur en rust. Je ondersteunt de COO door zelfstandig en proactief regie te voeren op administratieve, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden. Jij bent degene die vooruitdenkt, prioriteiten scherp houdt en zorgt dat alle informatie op het juiste moment beschikbaar is. Zo creëer je ruimte voor het directielid om zich te richten op strategische kerntaken. 

Je bent een inhoudelijke sparringpartner die de organisatie door en door kent. Met jouw helikopterview signaleer je kansen, knelpunten en risico’s vroegtijdig en handel je met een hoge mate van vertrouwelijkheid, integriteit en discretie. Je adviseert gevraagd en ongevraagd over diverse onderwerpen en draagt bij aan effectieve besluitvorming binnen de kaders van het meerjaren- en jaarplan. 

Ook dit maakt je enthousiast:

• Je houdt de complexe agenda van de COO strak, maar flexibel en zorgt dat prioriteiten helder zijn. Je beoordeelt verzoeken op urgentie en relevantie. 
• Je bereidt overleggen en besluitvorming voor, bewaakt deadlines en opvolging ervan en zorgt dat de COO en belangrijke stakeholders aangehaakt blijven. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. 
• Met jouw oog voor detail zie jij kansen, knelpunten en risico’s aankomen voordat anderen ze zien en handel je direct. 
• Je fungeert als inhoudelijke sparringpartner voor de COO en managers en denkt proactief mee na over strategische vraagstukken en organisatie brede ontwikkelingen. 
• Je beheert zorgvuldig gevoelige informatie en behandelt vertrouwelijke dossiers. Jij zorgt dat de COO altijd volledig geïnformeerd en voorbereid is.

• Je beschikt over HBO of WO werk- en denkniveau en je hebt minimaal 8 jaar ervaring als Executive Assistant van een directielid, bij voorkeur binnen een grote corporate organisatie.
• Je hebt ervaring met complexe organisaties en bestuurlijke besluitvorming en je kan goed omgaan met de eventuele druk die daarbij komt kijken. Je scheidt moeiteloos hoofd- van bijzaken.
• Met jouw uitstekende communicatieve vaardigheden weet jij de COO en stakeholders aangehaakt te houden bij belangrijke besluitvormingen.
• Je hebt een natuurlijke drive om vooruit te denken en je voelt je dan ook thuis in een omgeving waar veel gebeurt. Je durft en je doet!
• Op jou kun je blind vertrouwen; je bent discreet, integer en weet precies hoe je met belangrijke informatie omgaat.
• Je bent toegankelijk, hebt gevoel voor humor en brengt een positieve energie.
• Je bent beschikbaar voor 40 uur per week.

• Je ondersteunt primair de Chief Operations Officer (COO), Boudewijn van den Brand, met wie je dagelijkse schakelt en intensief samenwerkt. Je beheert zijn agenda en mailbox, signaleert wat er nodig is en stelt heldere prioriteiten waarmee je structuur, overzicht en rust creëert en helpt snelle besluitvorming te organiseren. Je bereidt de MT-en DT-vergaderingen voor middels het inventariseren van agendapunten, verzamelen van stukken en bewaken van deadlines. Als inhoudelijke sparringpartner denk je mee, signaleer en adviseer je op diverse gebieden.
• Je maakt impact door de COO in staat te stellen zich te richten op strategische kerntaken, besluitvorming te versnellen en organisatie brede thema’s scherp, tijdig en zorgvuldig te ondersteunen.
• Je werkt binnen een professioneel, gedreven en collegiaal team van assistenten waar samenwerking, vertrouwen en hoge kwaliteit centraal staan en waar jouw rol cruciaal is voor een soepele dagelijkse operatie.
• Je schakelt intensief met de COO en zijn Management Team alsmede andere (Executive) Assistants en stakeholders door de hele organisatie om informatie te verbinden, processen te stroomlijnen en prioriteiten te bewaken.

Extra informatie

Salarisschaal: Schaal 9 (HK)

Contactpersoon: Bart Gerritse 

Hiring Manager: Boudewijn van den Brand